Comunicação

É impressionante o poder da comunicação, isso parece meio clichê já que vivemos na era da informação e tudo hoje está conectado.

Vamos analisar esse poder de outra forma. A comunicação dentro do seu negócio é um item muito importante no triangulo DI, falhas de comunicação gera retrabalho que por sua vez gera prejuízos e insatisfação de todas as partes envolvidas.

Já me peguei muitas vezes pensando, como solucionar isso?

Nas nossas últimas postagens em que todos os assuntos abordados são frutos do caminho que percorremos como empresário e normalmente o assunto aqui no blog é algum obstáculo que tive de superar e aprender. Esse não será diferente.

Você como empreendedor, gerente ou até mesmo funcionário da linha de frente tem de saber que a comunicação interna no negócio é como se fosse o sangue no organismo humano, se existir alguma obstrução a empresa sofre ou enfarta.

A primeira coisa a fazer é analisar todo o caminho que a informação vai percorrer dentro do seu negócio.

A imagem é uma representação bem básica, cada negócio tem seus níveis de hierarquia, cabe a você definir qual o fluxo da informação dentro do seu negócio.

Quantidade demasiadamente grande de pessoas na qual a informação irá passar causa erros no percurso e atraso em serviços e produtos.

Primeiro a se fazer é passar informações claras e objetivas, não deixe nada subentendido e certifique-se que a pessoa entendeu tudo. Exemplo: Você precisa contratar uma empresa de eventos para uma determinada festa,confraternização ou reunião da sua empresa.Ai liga para sua secretária e diz que precisa dessa empresa, mas não diz pra quando, quantas pessoas serão, para quem ela vai ter de repassar a informação, onde você que a localização do Buffet e quem será responsável pela contratação da empresa.Resumindo você não deu suporte algum na sua informação,mas ai algumas pessoas pode dizer “Isso é óbvio, qualquer pessoa sabe disso”. PRONTO é nessa declaração que nascer o problema.

Algumas coisas ela vai saber outras irá te perguntar ou esperar que você chegue ao escritório para tirar a dúvida, pois ela não está na sua mente para saber tudo que pretende fazer. Assim pede-se mais tempo, a informação não foi absorvida simplesmente foi copiada com algumas lacunas.

Quando for passa informações dentro da sua empresa certifique-se que nela consta o ONDE, COMO e QUANDO? Para que ela possa fluir para o restante dos níveis sem ter de voltar a você para tirar dúvidas.

Segundo, veja bem a quem você está passando a informação, ou seja, se a informação está sendo passada a pessoa certa. Se precisar fazer uma compra e passou essa necessidade a um funcionário que não é do setor de compras, mas o recado vai por ele. Os riscos são ainda maiores que essa informação der errado, porque se ela não tiver o ONDE, COMO e QUANDO que falamos lá em cima ela já vai chegar erradamente no setor, pede-se tempo, além de você está aumentando a cadeia para que essa informação seja processada.

Terceiro, confirme se a informação foi executada. Como fazer isso?

Com certeza é mais fácil falar do que fazer, você é super atarefado, passa milhares de coisas na sua cabeça, toma inúmeras decisões e espera que a informação que você passou seja executada. Mas por providencia do destino ou por falhas na estrutura da empresa, chegou o dia de ser executado o que você passou e simplesmente não está lá.

Teve-se todo o cuidado de dar suporte na informação, passou para a pessoa certa, mas não aconteceu fazer o que?

Então em vez de você correr esse risco, acompanhe o processo da informação.

Lá no começo você analisou o caminho que ela irá percorrer e cada nível que irá passar, basta determinar em que parte você terá um feedback do seu pessoal sobre o assunto.

Assim com certeza você irá evitar retrabalhos, prejuízos e muitas eu disse muitas dores de cabeça.

A vitória é apenas uma questão de tempo, quando procuramos aprender o que se tem que fazer e colocamos em prática o que aprendemos.

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